こんにちは。てんらいです。
「令和を生き抜く社会人１年目のサバイバルガイド」
3日目のテーマは“なるはやレスポンス”です。
↓１日目はこちら
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●なるはやレスポンス
今回はメールの話です。なるはやレスポンスとは「なるべく早くレスポンスをする」ことを指します。
特にコロナ禍においては、非対面の業務が推奨されていることから増々メールの重要性が高まっていることを感じます。なおさら、この“なるはやレスポンス”も重要となるでしょう。
この“なるはやレスポンス”のポイントは２点あります。
１.目安は２４時間程度
メールの送信者側に立って考えると、メールを送った次の日にはレスポンスを得られたと感じてもらえることが重要かと思います。また、受け手にとっては次の日を逃すとズルズルと返信を怠りがちな印象です。
大体次の日くらいにはレスポンスをしたいところです。
2.重たい内容であれば、とりあえずジャブ打ちで“なるはやレスポンス”
とはいえ、メールの内容によっては、すぐに返せないことがあるかと思います。こちらで検討しなければならないことが含まれている場合ですね。こういう場合も、とりあえず「検討します」的な簡単なレスポンスが重要かと思っています。確実にボールを受け取ったという意思表示を行うことで、相手も安心です。
どうでもいいものから重要なものまで毎日毎日何十件と届くメール。“なるはやレスポンス”でさっさと処理していきましょう。
レスポンスを早くするということは、内容は伝わっていますよという相手へのメッセージになりますし、自分自身がボールを持つ時間を減らせる（次の仕事に取りかかれる）というメリットもあります。長い目でみれば相手からへの信頼を得る手段にもなっているのではないでしょうか。
ただ、１点だけ気をつけなければならないのは、常にメールの返信ばかりに注力してしまうとそれだけで仕事をした気分になってしまい、自身の作業が疎かになってしまうという可能性についてです。これについては、メールを見る時間を自分で決める等のルールを定めて対応していきましょう。私もメールを見る（返信する）時間を大体決めて、集中的に処理するようにしています。
今日はここまで。ありがとうございました。
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てんらい
